Geçmişten ders alıyoruz
Dünyanın en büyük kütüphanesi milyonlarca kitaba ev sahipliği yapan Amerikan Kongresi Kütüphanesidir. V12’nin sahip olduğu modern ve kapsamlı dijital arşiv sistemi de tıpkı bu kütüphane gibi bilgiye ulaşmada önemli bir görev üstlenmektedir.
KEŞFETDijital Arşiv Sistemi
Doküman Dijitalleştirme ve Dijital Dokümanın Avantajları
2016 yılında yapılan IDC Merkez ve Doğu Avrupa, Orta Doğu ve Afrika Belge Yazdırma Trendleri (IDC CEMA Printing Market Trends, 2016) araştırmasına göre işletmelerin doküman yönetimi konusunda karşılaştıkları yaygın zorluklar arasında;
- Kağıt dokümanların fiziksel olarak depolanması,
- Önemli bilgilerin her an, her yerden erişilebilir durumda olması,
- Basılı dokümanların dijital ortama aktarılması ve
- İşletme dokümanlarının uzaktan erişime açık olması
üst sıralarda yer almaktadır. Söz konusu zorlukların işletmeye değer katacak biçimde çözülebilmesi için izlenebilecek en etkili yol haritası ise öncelikle dijital dokümanın avantajları konusunda bilgi edinmek, ardından çeşitli analiz çalışmalarıyla işletmede nasıl bir kağıt / dijital doküman dengesi kurulacağına karar vermek ve son olarak ihtiyaçları en iyi biçimde karşılayacak bir doküman iş akışı yönetimi sistemini mevcut iş süreçlerine entegre etmektir.
İşte dijital dokümanların işletmelere sağladığı başlıca avantajlar;
Yer tasarrufu
Çalışanlarınızı gerekli olmadıkça işlerini basılı dokümanlar kullanmak yerine e-posta hesapları aracılığıyla halletmeye teşvik etseniz ve kullanım döngüsü sonlanan dokümanları her hafta geri dönüşüme gönderseniz dahi; işletmenizde kullanılan kağıt dokümanların miktarı her geçen gün artacak, depolama maliyetleri ve arşive ayrılması gereken fiziksel alanla ilgili sorunlar sürekli karşınıza çıkacaktır. Dijital dokümanlar ve ayrıntılı hazırlanmış ofis baskı politikaları, doküman arşivlemek için kullanılan fiziksel alanın minimuma indirilmesine ve ilerleyen dönemde de kontrol altında tutulmasına yardımcı olur.
Beklenmeyen durumlarda bilgi kaybı riskinin azalması
İşletmeniz için hayati öneme sahip bilgiler basılı halde arşivleniyorsa; herhangi bir doğal afet durumunda bunların tümünün kaybedilmesi söz konusu olabilir. Dijital dokümanların bulut, şirket binası dışında yer alan harici bir sunucu gibi kaynaklarda saklanmaları, hiç değilse kritik bilgilerin bu gibi platformlar üzerinden yedeklenmesi mümkün olduğundan beklenmeyen durumlardaki kayıp riski en aza iner.
Doküman düzenleme imkanı
İş süreçlerinde kullanılan pek çok doküman, yaşam döngüsü boyunca pek çok revize ve düzenleme işleminden geçer. Dijital dokümanlar pek çok kullanıcının aynı dokümana erişip üzerinde ortak olarak çalışabilmelerine ve düzenleme yapabilmelerine olanak tanır. Bunun yanı sıra dijital doküman yönetimi sistemleri sayesinde ilgili kişilerin her zaman dokümanların en güncel ve onaylanmış versiyonlarına eriştiklerinden emin olunarak muhtemel karışıklıkların önüne geçilir.
Doküman kaybının önüne geçilmesi
Yapılan araştırmalar; gün içinde işlem gören kağıt dokümanların azımsanamayacak bir kısmının yanlış yere yönlendirildiğini ya da tamamen kaybolduğunu ortaya koymaktadır. Dokümanların dijital ortamda arşivlenmesiyle bu tarz yanlış yönlendirme ve kayıpların yaşanması önemli ölçüde engellenir.
Maliyet avantajı
Sayfa başı baskı maliyetleri kullanılan çok fonksiyonlu fotokopi makinesi (MFP) ve/veya yazıcıların özelliklerine, işletme ihtiyaçlarına, baskı hacmine ve daha pek çok faktöre bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Dijital doküman kullanımı kağıda basılan dokümanların sayısını azalttığından işletmelere geniş maliyet avantajı imkanları sunar.
Güvenlik avantajları
Dosya dolaplarında saklanan kağıt dokümanların onlara erişmeye yetkisi olmayan kişiler tarafından görülebilmeleri olasıdır. Personel bilgileri, müşteri kayıtları ve finansal bilgilere dair belgelerin sakladığı dolapların açık bırakılması ya da kilitlerinin kolayca açılabilir nitelikte olması işletmeleri ciddi maddi kayıplar ve/veya hukuki yaptırımlarla karşı karşıya bırakılabilir. Gerekli güvenlik önlemlerinin alındığı dijital doküman depolama sistemleri ile bu tarz risklerden kaçınmak mümkündür.
Hızlı doküman arşivleme / geri alma imkanı
Günümüz iş dünyasında hız, başarının en önemli anahtarlarından biridir. Çalışanların değerli zamanlarını karmakarışık dolaplarda ihtiyaçları olan belgeleri arayarak geçirmeleri hem bu açıdan, hem de çalışan memnuniyeti açısından istenilen bir durum değildir. Dijital dokümanların avantajları arasında en önemlilerinden biri; hem ofis içi, hem de mobil ve uzaktan çalışan personele ihtiyaç duydukları belgelere istedikleri zaman, istedikleri yerde kolayca ve hızlı biçimde ulaşma imkanı sunulabilmesidir.
Arama ve paylaşma işlevleri
İhtiyaç halinde dijital dokümanlar arasında, internet arama motorlarına benzer şekilde çalışan sistemlerle ve çeşitli parametreler (anahtar kelime, tarih, departman gibi.) arama yapmak mümkündür. Aranabilirlik özelliği; belirli bir iş için en uygun bilgiyi sağlayacak dokümanın hızlıca bulunmasını sağlayarak zaman kaybının önüne geçer ve yapılan işlerde etkinliği yükseltir. Bunun yanı sıra profesyonel bir doküman yönetimi sistemi, çalışma gruplarının dokümanların güncel ve doğru versiyonlarına pratik biçimde ulaşıp aynı materyalin üzerinde çevrimiçi olarak çalışabilmelerine olanak tanır.
